De schaduw-AI-telling: elf tools, IT kende er vier.

Als wij een merkcontract opzetten, is de eerste stap een inventarisatie: welke AI-tools gebruikt dit marketingteam nu echt? Bij een recente intake kwam de telling op elf. De IT-afdeling kende er vier.

Dat gat is de telling in één zin, en het komt steeds terug — in beide richtingen. Teams melden te weinig omdat de helft van de tools te klein voelt om te noemen: de browserextensie die herschrijft, de deck-plug-in die genereert, het gratis account dat iemand in maart probeerde en nooit meer verliet. IT telt te weinig omdat inkoop alleen ziet wat er gefactureerd wordt.

Hoe de telling werkt

• Per team, per intake. Wij inventariseren aan het begin van elk traject waarin we een contract opzetten: wat wordt gebruikt, door wie, waarvoor, met welk materiaal.
• Tools, geen licenties. Een gratis versie telt mee. Een privéaccount dat voor werk wordt gebruikt telt dubbel.
• Eerst tellen, dan geaggregeerd publiceren. Losse intakes blijven vertrouwelijk; het totaal verschijnt als aantallen zodra het tien intakes passeert, volgens hoe wij tellen. [ tabel met totalen volgt ]

Waarom dit een governancegat is en geen mensenprobleem

Niemand in dat team was roekeloos. Elke tool loste een echt probleem op, sneller dan de officiële route. Schaduw-AI is wat een gemotiveerd team doet als het beheerde pad trager is dan het onbeheerde — tools blokkeren repareert dat niet, het verplaatst het gebruik naar privéapparaten.

Wat wel werkt: maak het beheerde pad het snelste. Eén werkomgeving waar elk model beschikbaar is, waar elke uitvoer tegen het merkcontract wordt gehouden en waar de poort één klik kost. Dan groeit de telling niet meer — niet omdat mensen geen tools meer willen, maar omdat de goedgekeurde tool niet langer de trage is.

Doe je eigen telling

Vraag elk teamlid om elke tool met AI erin op te schrijven die hij deze maand gebruikte — anoniem, met vooraf uitgesproken amnestie. Leg dat naast wat IT kan zien. De afstand tussen die twee lijsten is je werkelijke blootstelling, en die is bijna altijd groter dan elke lijst apart doet vermoeden.